databeskyttelseserklæring

Oplysninger om behandling af personoplysninger

Version 1.1 | 3. september 2026

1. Dataansvarlig

Stiftelsen Danmarkshjemmet sr

FO-nummer: 0276044-1

c/o Oy Estlander & Co Ab, Annegatan 25, 00100 Helsingfors, Finland

E-mail: info[a]danmarkshjemmet.fi

Telefon: +358 10 837 0800

2. Kontakt vedrørende databeskyttelse

Hvis du har spørgsmål om behandlingen af personoplysninger eller ønsker at udøve dine rettigheder, kan du kontakte Stiftelsen Danmarkshjemmet via e-mail på info[a]danmarkshjemmet.fi eller pr. post til ovenstående adresse.

3. Hvilke personer og situationer er omfattet?

Denne databeskyttelseserklæring gælder behandling af personoplysninger om:

ansøgere om støtte fra fonden og personer, der er nævnt i ansøgninger eller redegørelser,
støttemodtagere, kontaktpersoner og betalingsmodtagere,
personer, der forespørger om eller ansøger om en bolig, samt lejere og deres kontaktpersoner,
personer, der kontakter fonden eller besøger hjemmesiden, samt
fondens samarbejdspartnere, leverandører og andre erhvervskontakter.

4. Formål, oplysninger og retsgrundlag

Behandling	Formål	Oplysninger	Retsgrundlag
Ansøgning om støtte	Modtage og vurdere ansøgninger samt træffe og meddele afgørelser.	Ansøgerens navn, hjemkommune, e-mailadresse, telefonnummer og fødselsdato; for virksomheder eller foreninger FO-nummer og beskrivelse af aktiviteterne; det ansøgte beløb, det samlede budget, støttens formål og projektets tidsplan; erklæring, dato og underskrift. Derudover behandles oplysninger i bilag samt afgørelser og sagsbehandlingsnotater.	Legitim interesse i at virkeliggøre og administrere fondens vedtægtsmæssige formål (GDPR artikel 6, stk. 1, litra f) samt retlig forpligtelse i det omfang, fonds-, bogførings- eller anden lovgivning kræver behandling (artikel 6, stk. 1, litra c). Blankettens bekræftelsesfelt er information om nødvendig behandling og udgør ikke retsgrundlaget.
Bevilget støtte og redegørelse	Udbetale støtte, følge anvendelsen, behandle redegørelser og anmodninger om ændringer samt opfylde krav til bogføring, revision og tilsyn.	Kontakt- og betalingsoplysninger; bevilget beløb; redegørelse for anvendelsen; andre tilskud til samme formål; samlede omkostninger; aktivitetsrapport, eksempelvis besøgsdato og -sted, program og antal deltagere; vurdering af støttens betydning; kvitteringer og andre bilag efter behov; dato og underskrift.	Retlig forpligtelse (artikel 6, stk. 1, litra c) samt legitim interesse i at kontrollere, at støtten anvendes til det bevilgede formål, og i at beskytte fondens rettigheder (artikel 6, stk. 1, litra f). Udbetalingen kan også forudsætte behandling for at opfylde aftalen om støtte (artikel 6, stk. 1, litra b).
Boliger og lejeforhold	Behandle boligforespørgsler og ansøgninger, vælge lejere, indgå og administrere lejeaftaler samt håndtere betalinger, vedligeholdelse, sikkerhed og kommunikation.	Identitets- og kontaktoplysninger; fødselsår eller alder; oplysninger, der dokumenterer, at udlejningsbetingelserne er opfyldt; oplysninger om boligbehov og økonomisk situation; aftale-, betalings- og boligrelaterede oplysninger; nødvendige kontaktpersoner.	Foranstaltninger forud for indgåelse af en aftale og opfyldelse af lejeaftalen (artikel 6, stk. 1, litra b), retlige forpligtelser (artikel 6, stk. 1, litra c) samt legitim interesse i ejendomsadministration, sikkerhed og retsbeskyttelse (artikel 6, stk. 1, litra f).
Kontakter og samarbejde	Besvare forespørgsler, administrere fondens aktiviteter, aftaler og samarbejde samt vedligeholde nødvendige kontaktoplysninger.	Navn, organisation, rolle, kontaktoplysninger, meddelelser, aftaler og andre oplysninger, som personen selv afgiver, eller som opstår i forbindelse med samarbejdet.	Legitim interesse (artikel 6, stk. 1, litra f), foranstaltninger forud for en aftale eller opfyldelse af en aftale (artikel 6, stk. 1, litra b) samt retlig forpligtelse, når den finder anvendelse (artikel 6, stk. 1, litra c).
Hjemmeside og informationssikkerhed	Levere og beskytte hjemmesiden, forebygge misbrug og fejl samt undersøge tekniske hændelser.	IP-adresse, tidspunkt, anmodet side, browser- og enhedsoplysninger, tekniske logfiler og nødvendige sikkerhedsoplysninger.	Legitim interesse i en sikker og velfungerende webtjeneste (artikel 6, stk. 1, litra f).
Google Analytics	Måle brugen af hjemmesiden og udvikle indhold og brugervenlighed ved hjælp af statistik.	Cookieidentifikatorer og andre onlineidentifikatorer, IP-adresse, omtrentlig geografisk placering, enheds- og browseroplysninger, henvisende side, besøgte sider, tidspunkter samt interaktioner og hændelser på hjemmesiden. Fonden sender ikke bevidst oplysninger fra støtteblanketterne til Google Analytics.	Den besøgendes samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a). Analytics aktiveres først efter samtykke. Samtykket kan til enhver tid tilbagekaldes via hjemmesidens cookieindstillinger.

5. Følsomme personoplysninger

De offentliggjorte ansøgnings- og redegørelsesblanketter indeholder ingen særskilte felter til oplysninger om helbred, funktionsevne eller andre følsomme personoplysninger. Ansøgeren bør ikke angive sådanne oplysninger i fritekst eller bilag, medmindre de er nødvendige for sagen. Hvis følsomme oplysninger er nødvendige, informerer fonden særskilt om behandlingen og sikrer et behandlingsgrundlag efter artikel 9 i databeskyttelsesforordningen, eksempelvis udtrykkeligt samtykke (artikel 9, stk. 2, litra a) eller nødvendigheden af at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav (artikel 9, stk. 2, litra f). Følsomme oplysninger, som modtages uventet og ikke er nødvendige, slettes.

6. Hvor får vi oplysningerne fra?

Oplysningerne modtages primært fra den registrerede selv, fra den organisation, som personen repræsenterer, eller fra en bemyndiget repræsentant. Oplysninger kan også opstå under ansøgnings-, beslutnings-, betalings-, leje- eller samarbejdsprocessen. Når det er nødvendigt, kan oplysninger kontrolleres i offentlige registre eller modtages fra fondens ejendomsadministrator, bogholderi, bank, myndigheder eller andre parter, som deltager i behandlingen af sagen, inden for lovgivningens rammer og det aktuelle formål.

7. Modtagere og databehandlere

Personoplysninger behandles kun af personer, som har brug for dem i forbindelse med deres opgaver. Fonden kan benytte tjenesteudbydere til ejendomsadministration, bogføring og revision, bank- og betalingstjenester, e-mail, dokumentlagring, IT-support, webhosting og vedligeholdelse af hjemmesiden. Google Ireland Limited behandler hjemmesidens analysedata som leverandør af Google Analytics. Leverandørerne behandler oplysninger i henhold til aftaler og fondens instrukser eller, afhængigt af tjenestens karakter, til egne formål som selvstændigt dataansvarlige. Oplysninger kan videregives til myndigheder eller andre modtagere, når lovgivningen kræver det, eller når det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Støttemodtagerens navn, støttens formål og beløb samt hjemsted og aktivitetsområde offentliggøres kun på hjemmesiden, i publikationer eller på sociale medier med støttemodtagerens samtykke.

8. Overførsel uden for EU/EØS

Fonden bestræber sig på at behandle personoplysninger inden for EU/EØS. Google kan også behandle Google Analytics-oplysninger uden for EU/EØS, herunder i USA. Ved overførsel sikres et lovligt overførselsgrundlag, eksempelvis Europa-Kommissionens afgørelse om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller standardkontraktbestemmelser samt om nødvendigt supplerende beskyttelsesforanstaltninger. Yderligere oplysninger om Googles behandling findes i Googles databeskyttelsesvilkår og udleveres af fonden på anmodning.

9. Opbevaringsperioder

Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt af hensyn til formålet, fondens dokumentationspligt og lovbestemte forpligtelser. Som udgangspunkt gælder følgende frister:

generelle forespørgsler og korrespondance: højst to år efter sagens afslutning, medmindre der fortsat er et sagligt behov,
ansøgninger om støtte, som ikke imødekommes: højst to år efter afgørelsen, medmindre oplysningerne fortsat er nødvendige af hensyn til retsbeskyttelse eller tilsyn,
bevilget støtte og redegørelser: så længe opfølgning, revision, dokumentationspligt og bogføringslovgivning kræver det, dog normalt højst ti år efter sagens afslutning,
boligansøgninger, der ikke fører til en aftale: højst to år efter afgørelsen, medmindre der fortsat er et sagligt behov,
leje- og aftaleoplysninger: under aftaleforholdet og derefter normalt højst ti år, i det omfang retsbeskyttelse, bogføring eller andre lovkrav kræver det,
webserverens og sikkerhedssystemernes logfiler: normalt højst tolv måneder, medmindre de skal opbevares længere for at undersøge en driftsforstyrrelse eller misbrug, samt
Google Analytics: bruger- og hændelsesdata opbevares i to eller fjorten måneder afhængigt af indstillingen for Google Analytics-ejendommen. Aggregerede standardrapporter kan opbevares længere.

Når opbevaringsperioden udløber, slettes eller anonymiseres oplysningerne på sikker vis.

10. Beskyttelse af personoplysninger

Fonden beskytter oplysningerne ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Foranstaltningerne omfatter behovsbaserede adgangsrettigheder, fortrolighedskrav, sikre login- og kommunikationsløsninger, sikkerhedskopiering, opdatering og overvågning af systemer samt aftaler og instrukser til tjenesteudbydere. Papirdokumenter opbevares i aflåste lokaler med begrænset adgang.

11. Automatiske afgørelser

Fonden træffer ikke afgørelser, som alene er baseret på automatisk behandling, og som har retsvirkning eller tilsvarende væsentlige konsekvenser for den registrerede. Afgørelser om støtte og boliger træffes af bemyndigede personer eller organer.

12. Dine rettigheder

Afhængigt af situationen har du ret til at:

få oplysninger om behandlingen og indsigt i dine personoplysninger,
anmode om berigtigelse af urigtige eller ufuldstændige oplysninger,
anmode om sletning eller begrænsning af behandlingen,
gøre indsigelse mod behandling, der er baseret på en legitim interesse,
få oplysninger udleveret i et struktureret format, når behandlingen er baseret på en aftale eller et samtykke og foretages automatisk, samt
tilbagekalde et samtykke, når behandlingen er baseret på samtykke.

Rettighederne er ikke absolutte. Lovbestemte opbevaringskrav eller behovet for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav kan eksempelvis begrænse dem. En anmodning skal sendes til kontaktoplysningerne i punkt 2. Fonden kan anmode om de oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte identiteten.

Du har også ret til at indgive en klage til den finske dataombudsmands kontor (Dataombudsmannens byrå), PB 800, 00531 Helsingfors, e-mail tietosuoja@om.fi, www.tietosuoja.fi.

13. Hjemmesidens cookies, Google Analytics og eksterne links

Hjemmesiden anvender nødvendige tekniske cookies eller tilsvarende lagring for at levere og beskytte tjenesten. Sådan teknologi kræver ikke samtykke, når den er strengt nødvendig. Google Analytics og andre ikke-nødvendige cookies aktiveres først efter den besøgendes samtykke. Den besøgende kan acceptere eller afvise dem og senere tilbagekalde eller ændre sit valg via hjemmesidens cookieindstillinger. En tilbagekaldelse påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget før tilbagekaldelsen.

Google Analytics udarbejder statistik om blandt andet besøg, sidevisninger, trafikkilder og brugen af hjemmesidens funktioner. Google Analytics skal konfigureres, så oplysninger, som brugeren indtaster i støtteblanketter eller e-mails, ikke sendes til analysetjenesten.

Hjemmesiden indeholder links til eksterne tjenester, herunder PDF-blanketter på Google Drive og Dansk Klub i Helsingfors' hjemmeside. Når en besøgende følger et eksternt link, behandler den eksterne tjeneste personoplysninger i henhold til sine egne vilkår. Stiftelsen Danmarkshjemmet er ikke ansvarlig for den eksterne tjenestes behandling.

14. Ændringer

Fonden kan opdatere denne databeskyttelseserklæring, når aktiviteterne, tjenesterne eller lovgivningen ændres. Den aktuelle version og opdateringsdato offentliggøres på hjemmesiden.