DATASKYDDSBESKRIVNING

Information om behandling av personuppgifter

Version 1.1 | 3 september 2026

1. Personuppgiftsansvarig

Stiftelsen Danmarkshjemmet sr

FO-nummer: 0276044-1

c/o Oy Estlander & Co Ab, Annegatan 25, 00100 Helsingfors, Finland

E-post: info[a]danmarkshjemmet.fi

Telefon: +358 10 837 0800

2. Kontakt i dataskyddsfrågor

För frågor om behandlingen av personuppgifter eller för att utöva dina rättigheter, kontakta Stiftelsen Danmarkshjemmet per e-post på info[a]danmarkshjemmet.fi eller per post till adressen ovan.

3. Vilka personer och situationer omfattas?

Denna dataskyddsbeskrivning gäller behandling av personuppgifter som rör:

sökande till stiftelsens understöd och de personer som anges i ansökningar eller redovisningar,
understödstagare, kontaktpersoner och betalningsmottagare,
personer som frågar om eller ansöker om bostad samt hyresgäster och deras kontaktpersoner,
personer som kontaktar stiftelsen eller besöker webbplatsen, samt
stiftelsens samarbetspartner, leverantörer och andra yrkeskontakter.

4. Ändamål, uppgifter och rättsliga grunder

Behandling	Ändamål	Uppgifter	Rättslig grund
Ansökan om understöd	Ta emot och bedöma ansökningar samt fatta och meddela beslut.	Sökandens namn, hemkommun, e-postadress, telefonnummer och födelsedatum; för företag eller föreningar FO-nummer och beskrivning av verksamheten; sökt belopp, total budget, understödets ändamål och projektets tidsplan; intygande, datum och underskrift. Därutöver behandlas uppgifter i bilagor samt beslut och handläggningsanteckningar.	Berättigat intresse att förverkliga och administrera stiftelsens stadgeenliga ändamål (GDPR 6.1 f) samt rättslig förpliktelse i den utsträckning stiftelse-, bokförings- eller annan lagstiftning kräver behandling (6.1 c). Formulärets bekräftelseruta är information om nödvändig behandling och utgör inte den rättsliga grunden.
Beviljat understöd och redovisning	Betala understöd, följa användningen, behandla redovisningar och ändringsbegäranden samt uppfylla bokförings-, revisions- och tillsynskrav.	Kontakt- och betalningsuppgifter; beviljat belopp; redogörelse för användningen; andra bidrag för samma ändamål; totala kostnader; ändamålsrapport, exempelvis besöksdatum och -plats, program och antal deltagare; bedömning av bidragets betydelse; kvittenser och andra verifikationer vid behov; datum och underskrift.	Rättslig förpliktelse (6.1 c) samt berättigat intresse att följa att understödet används för beviljat ändamål och att skydda stiftelsens rättigheter (6.1 f). Betalning kan även förutsätta behandling för att fullgöra överenskommelsen om understöd (6.1 b).
Bostäder och hyresförhållanden	Hantera bostadsförfrågningar och ansökningar, välja hyresgäster, ingå och administrera hyresavtal, sköta betalningar, underhåll, säkerhet och kommunikation.	Identitets- och kontaktuppgifter; födelseår eller ålder; uppgifter som visar att uthyrningsvillkoren uppfylls; uppgifter om bostadsbehov och ekonomisk situation; avtals-, betalnings- och boenderelaterade uppgifter; nödvändiga kontaktpersoner.	Åtgärder före avtal och fullgörande av hyresavtal (6.1 b), rättsliga förpliktelser (6.1 c) samt berättigat intresse av fastighetsförvaltning, säkerhet och rättsskydd (6.1 f).
Kontakter och samarbeten	Besvara frågor, sköta stiftelsens verksamhet, avtal och samarbete samt upprätthålla nödvändiga kontaktuppgifter.	Namn, organisation, roll, kontaktuppgifter, meddelanden, avtal och annan information som personen själv lämnar eller som uppstår i samarbetet.	Berättigat intresse (6.1 f), åtgärder före avtal eller avtal (6.1 b) och rättslig förpliktelse när den är tillämplig (6.1 c).
Webbplats och informationssäkerhet	Leverera och skydda webbplatsen, förebygga missbruk och fel samt utreda tekniska incidenter.	IP-adress, tidpunkt, begärd sida, webbläsar- och enhetsuppgifter, tekniska loggar och nödvändiga säkerhetsuppgifter.	Berättigat intresse av en säker och fungerande webbtjänst (6.1 f).
Google Analytics	Mäta användningen av webbplatsen och utveckla innehåll och användbarhet genom statistik.	Cookie- och andra onlineidentifierare, IP-adress, ungefärlig geografisk plats, enhets- och webbläsaruppgifter, hänvisande sida, besökta sidor, tidpunkter samt interaktioner och händelser på webbplatsen. Stiftelsen skickar inte avsiktligt uppgifter från understödsblanketterna till Google Analytics.	Besökarens samtycke (6.1 a). Analytics aktiveras först efter samtycke. Samtycket kan när som helst återkallas via webbplatsens cookieinställningar.

5. Känsliga personuppgifter

De publicerade ansöknings- och redovisningsblanketterna innehåller inga särskilda fält för uppgifter om hälsa, funktionsförmåga eller andra känsliga personuppgifter. Sökanden bör inte lämna sådana uppgifter i fritext eller bilagor om de inte är nödvändiga för ärendet. Om känsliga uppgifter behövs informerar stiftelsen separat om behandlingen och säkerställer en grund enligt artikel 9 i dataskyddsförordningen, exempelvis uttryckligt samtycke (9.2 a) eller behovet att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk (9.2 f). Oväntat mottagna och onödiga känsliga uppgifter raderas.

6. Varifrån får vi uppgifterna?

Uppgifterna fås i första hand från den registrerade själv, från den organisation som personen företräder eller från en behörig företrädare. Uppgifter kan också uppstå under ansöknings-, besluts-, betalnings-, hyres- eller samarbetsprocessen. När det behövs kan uppgifter kontrolleras i offentliga register eller fås från stiftelsens fastighetsförvaltare, bokföring, bank, myndigheter eller andra parter som deltar i ärendets handläggning, inom ramen för lag och det aktuella ändamålet.

7. Mottagare och personuppgiftsbiträden

Personuppgifter behandlas endast av personer som behöver dem för sina uppgifter. Stiftelsen kan använda tjänsteleverantörer för fastighetsförvaltning, bokföring och revision, bank- och betalningstjänster, e-post, dokumentlagring, IT-stöd, webbhotell och webbplatsunderhåll. Google Ireland Limited behandlar webbplatsens analysuppgifter som leverantör av Google Analytics. Leverantörerna behandlar uppgifter enligt avtal och stiftelsens instruktioner eller, beroende på tjänstens karaktär, för egna ändamål som självständig personuppgiftsansvarig. Uppgifter kan lämnas till myndigheter eller andra mottagare när lag kräver det eller när det behövs för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Understödstagarens namn, understödets ändamål och belopp samt hemort och verksamhetsområde publiceras på webbplatsen, i publikationer eller i sociala medier endast med understödstagarens samtycke.

8. Överföringar utanför EU/EES

Stiftelsen strävar efter att behandla personuppgifter inom EU/EES. Google kan behandla Google Analytics-uppgifter även utanför EU/EES, bland annat i USA. Vid överföring säkerställs en laglig överföringsgrund, exempelvis Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå eller standardavtalsklausuler, samt vid behov kompletterande skyddsåtgärder. Närmare information om Googles behandling finns i Googles dataskyddsvillkor och lämnas av stiftelsen på begäran.

9. Lagringstider

Personuppgifter sparas inte längre än vad som behövs för ändamålet, stiftelsens ansvarsskyldighet och lagstadgade skyldigheter. Som utgångspunkt tillämpas följande tidsgränser:

allmänna förfrågningar och korrespondens: högst två år efter att ärendet avslutats, om det inte finns ett fortsatt sakligt behov,
understödsansökningar som inte beviljas: högst två år efter beslutet, om uppgifterna inte behövs längre för rättsskydd eller tillsyn,
beviljade understöd och redovisningar: så länge uppföljning, revision, ansvarsskyldighet och bokföringslagstiftning kräver, dock normalt högst tio år efter att ärendet avslutats,
bostadsansökningar som inte leder till avtal: högst två år efter beslutet, om det inte finns ett fortsatt sakligt behov,
hyres- och avtalsuppgifter: under avtalsförhållandet och därefter normalt högst tio år i den omfattning rättsskydd, bokföring eller andra lagkrav kräver, samt
webbserverns och säkerhetssystemens loggar: normalt högst tolv månader, om de inte behöver sparas längre för att utreda en störning eller ett missbruk, samt
Google Analytics: användar- och händelsedata sparas enligt egendomens inställning i två eller fjorton månader. Aggregerade standardrapporter kan finnas kvar längre.

När lagringstiden löper ut raderas eller anonymiseras uppgifterna på ett säkert sätt.

10. Skydd av personuppgifter

Stiftelsen skyddar uppgifterna med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna omfattar behovsbaserade åtkomsträttigheter, konfidentialitetskrav, säkra inloggnings- och kommunikationslösningar, säkerhetskopiering, uppdatering och övervakning av system samt avtal och instruktioner för tjänsteleverantörer. Pappershandlingar förvaras i låsta utrymmen med begränsad åtkomst.

11. Automatiserat beslutsfattande

Stiftelsen fattar inte beslut som enbart grundar sig på automatiserad behandling och som har rättsliga eller motsvarande betydande följder för den registrerade. Understöds- och bostadsbeslut fattas av behöriga personer eller organ.

12. Dina rättigheter

Beroende på situationen har du rätt att:

få information om behandlingen och tillgång till dina personuppgifter,
begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter,
begära radering eller begränsning av behandlingen,
invända mot behandling som grundas på berättigat intresse,
få uppgifter överförda när behandlingen grundas på avtal eller samtycke och sker automatiserat, samt
återkalla samtycke när behandlingen grundas på samtycke.

Rättigheterna är inte absoluta. Exempelvis kan lagstadgade lagringskrav eller behovet att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk begränsa dem. En begäran ska skickas till kontaktuppgifterna i punkt 2. Stiftelsen kan begära uppgifter som behövs för att verifiera identiteten.

Du har också rätt att lämna in klagomål till Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00531 Helsingfors, e-post tietosuoja@om.fi, www.tietosuoja.fi.

13. Webbplatsens cookies, Google Analytics och externa länkar

Webbplatsen använder nödvändiga tekniska cookies eller motsvarande lagring för att leverera och skydda tjänsten. Sådan teknik kräver inte samtycke när den är absolut nödvändig. Google Analytics och andra icke-nödvändiga cookies aktiveras först efter besökarens samtycke. Besökaren kan godkänna eller avvisa dem och senare återkalla eller ändra sitt val via webbplatsens cookieinställningar. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av behandling som skett före återkallandet.

Google Analytics producerar statistik om bland annat besök, sidvisningar, trafikkällor och användningen av webbplatsens funktioner. Google Analytics ska konfigureras så att inga uppgifter som användaren skriver i understödsblanketter eller e-postmeddelanden skickas till analystjänsten.

Webbplatsen innehåller länkar till externa tjänster, bland annat PDF-blanketter på Google Drive och Dansk Klub i Helsingfors webbplats. När en besökare följer en extern länk behandlar den externa tjänsten personuppgifter enligt sina egna villkor; Stiftelsen Danmarkshjemmet ansvarar inte för den externa tjänstens behandling.

14. Ändringar

Stiftelsen kan uppdatera denna dataskyddsbeskrivning när verksamheten, tjänsterna eller lagstiftningen ändras. Den aktuella versionen och uppdateringsdatumet publiceras på webbplatsen.